Reglamento de Exhibición

 

Instituto:

  El término Instituto utilizado en este documento, se refiere al Instituto de Ingenieros de Minas del Perú, sus oficinas o empleados que lo representan en la administración del XII Congreso Internacional de Prospectores y Exploradores – proEXPLO 2021.

Coordinador General:

  El Coordinador General representa en todos los casos al Instituto ante el Exhibidor y es la persona encargada de velar por el cumplimiento de las disposiciones del XII Congreso Internacional de Prospectores y Exploradores – proEXPLO 2021.

Admisión de Exhibidores:

  El Instituto se reserva el derecho de aceptar la participación de cualquier compañía, producto o servicio.

Representante del Exhibidor:

  Cada Exhibidor deberá designar a un representante ante el Instituto. El Exhibidor acepta y reconoce como válida, cualquier gestión, solicitud o contrato que su representante realice en su nombre.

Responsabilidades:

  El Instituto no se responsabiliza por los daños ocasionados por actos que estuvieran fuera del control y previsión del XII Congreso Internacional de Prospectores y Exploradores – proEXPLO 2021, como terrorismo, vandalismo, desastres naturales; por la pérdida o daños causados a muestras, equipos, herramientas y material de decoración del Exhibidor; por los accidentes que pudiera sufrir el personal propio o contratado, ni por los daños que los bienes del Exhibidor pudieran causar a terceros, por lo que se requerirá que el Exhibidor contrate un seguro que cubra todos estos riesgos. El Exhibidor será responsable por cualquier daño o perjuicio que cause a las instalaciones del Centro de Convenciones de Lima. Los daños que pudieran ocurrir serán tasados por el Instituto y pagados por el Exhibidor antes de retirar su mercadería.

Subarriendo:

  El Exhibidor no podrá subarrendar parcial ni totalmente, el área contratada. El incumplimiento de esta cláusula dará lugar a la cancelación automática del contrato y a la devolución del stand al Instituto sin reembolso alguno.

Inscripciones Libres:

  El Contrato de Participación da derecho a una inscripción a las Conferencias por stand. Dos inscripciones con acceso Solo a la Exhibición por stand y 30 tarjetas de invitación a la Exhibición, la misma que tiene validez para un solo ingreso.

Exhibición de las Muestras:

  La exhibición de equipos en funcionamiento y muestras será autorizada solo si éstos no representan peligro o incomodidad para los participantes o instalaciones. No se permitirá el uso de equipos de amplificación de sonido, excepto para presentaciones audiovisuales, en cuyo caso el volumen no deberá interferir con el normal desenvolvimiento de XII Congreso Internacional de Prospectores y Exploradores – proEXPLO 2021.

Características de los Stands:

  El XII Congreso Internacional de Prospectores y Exploradores – proEXPLO 2021 ofrece stands con una decoración básica. Las medidas de cada stand es de 3.00 m. ancho x 2.00 m. fondo. Las paredes son de melamine color blanco, cuentan con un friso en la parte frontal, en él se colocará el nombre del Exhibidor. La iluminación cuenta con 3 braquetes con focos ahorradores (luz blanca) y un tomacorriente doble con salida a tierra. El exhibidor podrá consumir energía eléctrica hasta 400 watts por stand libre de costo.

Diseños Propios:

  Toda modificación al diseño original del stand deberá ser aprobada por el XII Congreso Internacional de Prospectores y Exploradores – proEXPLO 2021. El nuevo diseño deberá respetar la armonía general del evento por lo que deberá ser presentado al XII Congreso Internacional de Prospectores y Exploradores – proEXPLO 2021 hasta el 11 de enero de 2021. No está permitido clavar, pintar ni exceder las dimensiones establecidas. Cualquier modificación correrá por cuenta del Exhibidor.

Decoración:

  La decoración de los stands es responsabilidad de El Exhibidor; sin embargo el Instituto tendrá autoridad y facultad de discernimiento al respecto, pudiendo ordenar, si lo considerara necesario, el reemplazo, reubicación o nueva decoración del stand a costo del Exhibidor, sin requerir autorización previa del mismo.
  Se publicará en la web las empresas oficiales para montaje de stand y mobiliario. Consulte con las ejecutivas de ventas.

Ingreso de Personal:

  El personal del Exhibidor así como sus contratistas, deberán estar debidamente identificados con su DNI y ser mayores de edad, para el ingreso a la sede del XII Congreso Internacional de Prospectores y Exploradores – proEXPLO 2021, tanto en los períodos de montaje y desmontaje como durante el evento, para lo cual el exhibidor deberá enviar al Instituto a más tardar el 7 de enero, 2021, la relación de las personas que estarán a cargo del montaje y desmontaje de su stand, indicando el número de DNI, caso contrario no podrá ingresar.
  Durante la exhibición, el ingreso peatonal será por la puerta principal de Calle El comercio cuadra N°01, San Borja.
  La exhibición se llevará a cabo en 1° piso del Centro de Convenciones de Lima.
  Sobre el ingreso y retiro de estructuras se informará oportunamente sobre los accesos asignados.
  El material de decoración y promocional de los exhibidores será admitido en el recinto, acompañado de una Guía de Ingreso emitida por triplicado por el Exhibidor.
La guía será visada por el Responsable de Seguridad que disponga la organización. Todo exhibidor así como los contratistas, deberán ingresar contando con los materiales de seguridad recomendados para el tipo de actividad que realicen y la presentación de la Póliza de Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo.
  De contar con diseño propio, las tareas de construcción y/o armado de estructuras deberán realizarse el sábado 6 y domingo 7 de febrero, 2021 (de 09:00 – 21:00 hrs). En el caso que no cuente con un diseño propio y por ende no requiera de armado de estructuras y solo decoración del stand, el mismo se podrá realizar el domingo 7 de febrero, 2021 (de 09:00 – 21:00 hrs).
  No se permitirán trabajos de acondicionamiento durante las horas de exhibición. El Exhibidor que no haya concluido, podrá continuar sólo después del cierre (previa coordinación con el Instituto). Todos los stands deberán mantenerse montados hasta el final de la exhibición, quedando prohibido el retiro de cualquier producto exhibido, con anterioridad.

 

Personal a cargo de la atención del stand:

  Con la finalidad de salvaguardar la imagen y cuidar los estándares de calidad del XII Congreso Internacional de Prospectores y Exploradores – proEXPLO 2021, considerar lo siguiente:
Durante el turno de servicio, las personas a cargo del stand deberán mostrar orden, buenos modales, actitud de servicio en su relación con los visitantes y vestir con sobriedad acorde al profesionalismo y seriedad del evento así como de la empresa a la que está representando. El IIMP podrá formular observaciones a la vestimenta de las personas contratadas por el Exhibidor para la atención de su stand, que no se atengan a los parámetros definidos, y solicitar su retiro y/o reemplazo inmediato.

UNIMPRO Y APDAYC:

  En caso que el Exhibidor decida reproducir piezas musicales o fonogramas de cualquier intérprete o autor nacional/internacional, deberá tramitar los permisos respectivos ante las autoridades pertinentes.
  Por otro lado, el Exhibidor asumirá total y exclusiva responsabilidad por cualquier infracción que cometa frente a APDAYC, UNIMPRO o cualquier otra sociedad de gestión colectiva de derechos de autor u otros, así como cualquier ente fiscalizador relacionado con tales derechos en el caso de no haber tramitado los permisos correspondientes; y se obliga a mantener indemne a EL IIMP respecto de cualquier sanción o perjuicio a este último por causa del actuar del Exhibidor.

Distribución de Material Promocional:

  La distribución de material promocional deberá realizarse dentro del stand del Exhibidor. No se considera distribución de bebidas alcohólicas y no alcohólicas.

Desmontaje de Instalaciones:

  Los exhibidores podrán realizar su desmontaje el jueves 11 de febrero de 09:00 a 21:  hrs.
  En el caso de Core Shack podrán retirar sus muestras a partir del miércoles 10 de febrero al culminar el evento desde 18:30 horas hasta las 21:00 horas.

Servicios Proporcionados por el IIMP:

  El IIMP proveerá los siguientes servicios a todos los exhibidores:

  • Energía eléctrica. La energía eléctrica es monofásica, incluye tomacorriente doble de 400 watts. Si el Exhibidor requiriera de mayor energía que la proporcionada (hasta 2 KW), deberá indicarlo antes del viernes 15 de enero de 2021. El XII Congreso Internacional de Prospectores y Exploradores – proEXPLO 2021 evaluará su factibilidad y le hará llegar el presupuesto de costo adicional para su cancelación inmediata por energía adicional (US$0.45 cada watt). Si el Exhibidor no comunicara su requerimiento de energía adicional hasta la fecha indicada, se asumirá que está conforme con la energía ofrecida, no pudiendo exceder el consumo establecido. Durante el evento se realizará la inspección de la energía brindada a cada stand, en el caso que alguno se haya excedido y no haya tramitado la energía  adicional, se facturara con la condición de pago en el momento.
  • Muebles. Los stands vienen equipados con una mesa, dos sillas, una credenza individual con puerta con llave y un cesto para la basura.
  • El alquiler de otros elementos es potestad del exhibidor.
  • Vigilancia. Se ha contratado una Empresa de Vigilancia que tendrá a su cargo la seguridad general del recinto.
  • Limpieza. Las zonas de circulación estará a cargo de XII Congreso Internacional de Prospectores y Exploradores – proEXPLO 2021 (horario por definir).
  • Internet. Se brindará a cada responsable del stand, una contraseña para poder acceder a internet. El uso de la línea es limitado, por lo que se recomienda no hacer descargas de archivos pesados. Esta contraseña es de uso exclusivo para su stand.

Cronograma:

  Miércoles 30 de diciembre, 2020.  Fecha límite para la cancelación de los stands. A partir de esta fecha los Contratos de Participación se recibirán con la cancelación del valor total.
  Lunes 11 de enero, 2021. Fecha límite para solicitar alquiler de mobiliario.
  Lunes 11 de enero, 2021. Fecha límite para enviar el Diseño Propio de su stand en caso vayan a realizarlo.
  Lunes 11 de enero, 2021. Fecha límite para entregar la ficha con los datos exactos para el friso, no se realizarán cambios pasada esta fecha.
  Viernes 15 de enero, 2021. Fecha límite para solicitar, en caso requiera, mayor electricidad que la otorgada por la Organización, que es de 400 watts por stand. Costo US$0.45 por cada watt adicional.
  Viernes 29 de enero, 2021. Fecha límite para enviar relación de las personas a cargo del montaje y desmontaje.
  Viernes 29 de enero, 2021. Fecha límite de entrega de la ficha con los datos de la empresa para el Programa de bolsillo.
  Sábado 6 y domingo 7 de febrero, 2021. Montaje de stands con estructura – Diseño Propio.
  Domingo 7 de febrero, 2021. Decoración de stands de 09:00 - 21:00 hrs.
  Horario de Exhibición

  • Lunes 8 de febrero, 2021              09:00 - 18:00 hrs.
  • Martes 9 de febrero, 2021         09:00 - 18:00 hrs.
  • Miércoles 10 de febrero, 2021     09:00 - 18:00 hrs.
  • Jueves 11 de febrero, 2021. Desmontaje de stands de 09:00 - 21:00 hrs.
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