REGLAMENTO DE EXHIBICIÓN VIRTUAL

 

Instituto

El término Instituto utilizado en este documento, se refiere al Instituto de Ingenieros de Minas del Perú, sus oficinas o empleados que lo representan en la administración del XII Congreso Internacional de Prospectores y Exploradores – proEXPLO 2021 - Formato Virtual.

Coordinador General

El Coordinador General representa en todos los casos al Instituto ante el Exhibidor y es la persona encargada de velar por el cumplimiento de las disposiciones del XII Congreso Internacional de Prospectores y Exploradores – proEXPLO 2021 – Formato Virtual.

Admisión de Exhibidores

El Instituto se reserva el derecho de aceptar la participación de cualquier compañía, producto o servicio.

Representante del Exhibidor

Cada Exhibidor deberá designar a un representante ante el Instituto. El Exhibidor acepta y reconoce como válida, cualquier gestión, solicitud o contrato que su representante realice en su nombre.

Responsabilidades

El Instituto no se responsabiliza por los daños ocasionados por actos que estuvieran fuera del control y previsión del XI I Congreso Internacional de Prospectores y Exploradores – proEXPLO 2021, como caso fortuito o fuerza mayor. Asimismo, no se responsabiliza por la conectividad del Exhibidor para acceder a la plataforma virtual del Evento, siendo ésta exclusiva responsabilidad del Exhibidor

Subarriendo

El Exhibidor no podrá subarrendar parcial ni totalmente, el espacio virtual contratado. El incumplimiento de esta cláusula dará lugar a la cancelación automática del contrato y a la devolución del espacio virtual al Instituto sin reembolso alguno.

Inscripciones Libres

El Contrato de Participación da derecho a 10 inscripciones a las Conferencias magistrales virtuales por stand preferencial y 05 inscripciones por compra de stand estándar, validas en la semana del 22 al 26 de marzo 2021.

Exhibición de las Muestras

La exhibición de equipos en funcionamiento y muestras será autorizada dentro del espacio virtual proporcionado, estas visualizaciones deberán estar enmarcadas dentro de la ética y las buenas costumbres.
El Exhibidor debe realizar un video explicando las muestras a exhibir para poder colocarlo en el stand.

Características de los Stands

El XII Congreso Internacional de Prospectores y Exploradores – proEXPLO 2021 ofrece stands con una decoración básica. Las medidas de cada stand es de 3.0 m x 2.0 m y de 4.0 m x 4.0 m, son diseño en 3D. Se requiere que el Exhibidor tenga señal óptima de internet y conectividad, para estar todo el día conectado virtualmente durante la semana del evento y atender al público participante.

Diseños Propios

Toda modificación al diseño original del stand deberá ser aprobada por los organizadores del XII Congreso Internacional de Prospectores y Exploradores – proEXPLO 2021. El nuevo diseño virtual deberá respetar la armonía general del evento por lo que deberá ser presentado a los organizadores del XII Congreso Internacional de Prospectores y Exploradores – proEXPLO 2021 hasta el 25 de febrero de 2021. No está permitido exceder las dimensiones establecidas. Cualquier modificación correrá por cuenta del Exhibidor.

Decoración

La decoración de los stands virtuales es responsabilidad de El Exhibidor; sin embargo, el Instituto tendrá autoridad y facultad de discernimiento

al respecto, pudiendo ordenar, si lo considerara necesario, el reemplazo, reubicación o nueva decoración del stand virtual a costo del Exhibidor, sin requerir autorización previa del mismo.

Desistimiento

En caso que el Exhibidor decida desistir de participar en la Exhibición virtual hasta el 10 de diciembre tendrá una penalidad del 20% del monto total por concepto de gastos administrativos. El Exhibidor deberá comunicar por escrito al IIMP. No habrá reembolso alguno en caso que el desistimiento se produzca a partir del 30 de enero del 2021.

Permisos Apdayc y Unimpro

En caso que el Exhibidor decida reproducir piezas musicales de cualquier intérprete o autor nacional/internacional, deberá tramitar los permisos respectivos ante las autoridades pertinentes. Por otro lado, el Exhibidor asumirá total y exclusiva responsabilidad por cualquier infracción que comenta frente a APDAYC, UNIMPRO o cualquier otra sociedad de gestión colectiva de derecho de autor u otros, así como cualquier ente fiscalizador relacionado con tales derechos en el caso de no haber tramitado los permisos correspondientes; y se obliga a mantener indemne a El IIMP respecto de cualquier sanción o perjuicio a este último por causa del actuar del Exhibidor.

Venta Directa

En caso que el Exhibidor realice transacciones comerciales durante el Evento virtual, será su responsabilidad cumplir con las leyes tributarias y aduaneras vigentes, para lo cual deberá brindar los comprobantes de pago pertinentes y contar con un libro de reclamaciones conforme a la normativa aplicable.
En ese sentido, el Exhibidor se compromete a mantener indemne al IIMP en relación a cualquier reclamo, contingencia sanción o demás, por las relaciones de consumo que se pueda generar entre e

Exhibidor y los participantes al evento. Dejando libre la disponibilidad al IIMP de ir contra el Exhibidor en caso se vea envuelto en caso de los supuestos señalados.

Personal a cargo de la atención del stand

Con la finalidad de salvaguardar la imagen y cuidar los estándares de calidad del XII Congreso Internacional de Prospectores y Exploradores – proEXPLO 2021, considerar lo siguiente:
Durante el turno de servicio, las personas a cargo del stand virtual deberán mostrar orden, buenos modales, actitud de servicio en su relación con los visitantes acorde al profesionalismo y seriedad del evento así como de la empresa a la que está representando.

Distribución de Material Promocional

La distribución de material promocional deberá realizarse dentro de los canales virtuales que considere el Exhibidor

Cronograma

  Viernes 19 de febrero, 2021.. Fecha límite para la cancelación del stand virtual. A partir de esta fecha los Contratos de Participación se recibirán con la cancelación del valor total.

  Viernes 05 de febrero, 2021.. Fecha límite para solicitar, en caso requiera servicio adicional virtual / interactivo por stand.

  Viernes 05 de febrero, 2021.. Fecha límite para enviar el Diseño Propio de su stand en caso vayan a realizarlo.

  Horario de Exhibición

  • Lunes 22 de marzo, 2021              09:00 - 19:00 hrs.
  • Martes 23 de marzo, 2021          09:00 - 19:00 hrs.
  • Miércoles 24 de marzo, 2021     09:00 - 19:00 hrs.
  • Jueves 25 de marzo, 2021.       09:00 - 19:00 hrs.
  • Viernes 26 de marzo, 2021.       09:00 - 19:00 hrs.

Cierre y desactivación virtual

Miércoles 31 de marzo, 2021 20:00 hrs

 
 
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